La Gestión Económica se está convirtiendo en un tema de moda, veamos por qué.
Estos días estoy preparando una charla vídeo que tengo sobre «Gestión Económica», qué es, para que sirve y como se usa hoy en día. A veces uno se olvida que aquello con lo que trabaja diariamente y que te parece sencillo y lógico, no tiene porqué serlo tanto para los que lo ven desde fuera. Esto es lo que ocurre en este caso y para explicar qué es, su importancia, cómo funciona y en qué te puede ayudar la Gestión Económica he escrito estos post.
Empecemos por el principio. ¿Qué es la Gestión Económica?
La Gestión Económica es tener los datos económicos que necesitamos para tomar decisiones en el momento que los necesitamos. La primera cuestión es tener claro qué datos necesitamos. Todos hemos visto las Cuentas Anuales de nuestra empresa, aunque sea a la hora de firmarlas para entregarlas al registro en Junio, son un galimatías en el que uno no sabe muy bien si el año fue mejor o peor que el anterior, cual es el punto débil o el fuerte de la empresa, o cosas por el estilo. Además las tenemos en junio del año siguiente, nos hablan de algo ya pasdo. Es decir estos datos no nos son prácticos. 
Los datos que necesitamos van a depender del tipo de negocio que tenemos, del «tipo de estructura económica» que tenga nuestra empresa.
Pongamos un par de ejemplos para comprenderlo mejor:
Imaginaros una empresa de consultoría: funciona por proyectos, tiene varios trabajadores, varias decenas de clientes y normalmente un proyecto abierto por cada cliente, los clientes son pocos, no son continuos, te contratan para un proyecto que tiene un inicio y un final. Los ingresos se producen por facturas, pocas y grandes, que tienen un proceso de cobro largo. A esta empresa le interesan principalmente 5 aspectos:
- Primero, como todas, saber si gana o pierde dinero, para lo que necesitara una Cuenta de Perdidas y Ganancias resumida. Como los proyectos son largos (tardan meses desde que se firma el contrato hasta que se cobran las facturas) no tiene sentido tener un control mensual, así que este será trimestral e introducirá las existencias (en este caso trabajos en curso).
- Segundo, debido a que trabaja por proyectos debe saber presupuestarlos y para ello debe conocer sus costes. Existen dos tipos de costes, los directamente relacionados con el proyecto: horas de trabajo de cada consultor, dietas, extras, … y los de estructura que debe importarlos como % de los costes directos. Para todo esto debe conocer estos parámetros: coste hora trabajada, costes indirectos, … . Estos datos se controlaran semestralmente.
- Tercero, debe tener un sistema rápido para controlar si cada proyecto se desvía o no del presupuesto, este control debe ser mensual.
- Cuarto, debido a la distancia entre los cobros y los pagos (trabaja adelantando mucho dinero) debe tener un férreo control de la tesorería, con previsiones de pagos y cobros a un mes. Este control debe ser semanal.
- Quinto, debido a que su principal recurso y coste es la mano de obra de los consultores deberá tener una previsión de trabajo diario para cada empleado a 2 meses vista en base a los contratos firmados y una previsión más somera a 4 meses para vacaciones, contratos o despidos. Este control debe ser semanal.
En el lado opuesto imaginaros un negocio retail, de venta al público final, una clínica veterinaria por ejemplo: tiene también varios trabajadores, venden servicios y productos al público, cobran en caja todos los días, tienen unos 1.500 clientes, son de consumo continuo, sus principales costes son mano de obra y mercaderías. A este tipo de negocio le interesa controlar 4 aspectos:
- Primero, como todas, saber si gana o pierde dinero, para lo que necesitara una Cuenta de Perdidas y Ganancias resumida. Como el flujo de gastos y cobros es continuo este control deberá ser mensual y no tiene sentido tener en cuenta las existencias.
- Segundo, debido a que se trata de negocios diferentes en el mismo (servicios médicos veterinarios, tienda alimentación, … ) debe poder analizarlos mensualmente por separado.
- Tercero, no tiene sentido que haga control de tesorería salvo que tenga problemas de liquidez (hoy es el caso de la mayoría de nuestros clientes).
- Cuarto, como el cliente es su principal punto de trabajo debe controlar continuamente si las acciones de captación y fidelización que realiza funcionan. Control mensual.
Una mayor descripción de estos aspectos los desarrollaré en el siguiente post.
Importancia de la Gestión Económica:
Hace unos años cuando yo hablaba de esto a amigos y clientes empresarios me miraban con cara de haberme vuelto loco. Sus negocios funcionaban suficientemente bien para no necesitar controlar nada, controlar les exigía una disciplina que no les gustaba nada. Así que la opción que muchos tomaban simplemente es pasar de ello. Hoy en día el tema ha cambiado. Las empresas han reducido considerablemente su márgenes, es fácil entrar en pérdidas si no se controla mucho y a tiempo la empresa y en muchos casos simplemente el desplome de los ingresos es tan grande que no tener una herramienta de control de gastos inmediata simplemente nos arruina. Es decir, lo que antes era algo bueno pero no necesario ahora se ha convertido en algo absolutamente necesario. El problema es que muchos empresarios no saben como.
Cómo se hace?
Aquí viene la segunda parte de la definición, ¿debe un empresario dedicar muchos de sus recursos económicos o de tiempo a gestionar económicamente su empresa?, PUES NO. Cada empresario debe dedicarse a lo suyo: realizar proyectos de consultoría, curar animales de compañía, fabricar sillas, … dedicarse a venderlo y a cobrarlo. Es absolutamente necesario que lo controle, pero no le debe llevar mucho tiempo ni costar mucho dinero. Para ello hace falta dos cosas:
- Un herramienta: que permita obtener los datos que necesitamos en el momento que los necesitamos y de forma sencilla.
- Una sistemática de trabajo: que nos permita organizar cómo cargar la herramienta de con los datos que necesita para generarnos lo que queremos y cómo tener tiempo para interpretarlos y tomar decisiones.
Mi experiencia me dice que es mucho más importante la sistemática de trabajo que la herramienta. Como se hace en el mundo veterinaio? De esto hablaremos en el siguiente post.